10 Tipps für die Planung und Durchführung eines Pop-up-Dinners

Foto: Party Rent

Pop-up-Dinner genießen große Beliebtheit. Essen und Trinken an einem Ort, der (in der Regel) nicht dafür genutzt wird oder der von einem anderen Gastgeber als gewöhnlich bespielt wird, das hat das gewisse Etwas.

Damit es für die Gäste ein besonderes Erlebnis wird und für den Gastgeber plan- und durchführbar und im besten Falle sogar wirtschaftlich ist, sind viele Dinge zu beachten. Die folgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber sie möchte denjenigen, die Pop-up-Dinner veranstalten möchten, als kleine Hilfestellung dienen.

Hinweis: Für diesen Beitrag habe ich mich inhaltlich und visuell von den Event-Ausstattern der Party Rent Group unterstützen lassen. Pop-ups gehören zu den Veranstaltungsformaten, die Party Rent regelmäßig ausstattet. Dieser Beitrag enthält deshalb Werbung.

1. Das kulinarische Erlebnis steht im Zentrum

Viel mehr ist zu diesem Punkt eigentlich nicht zu sagen: Ein Pop-up-Dinner ist immer nur so gut wie das Essen, das serviert wird. Natürlich ist die Gesamtsinzenierung wichtig, dazu mehr in den folgenden Punkten. Doch gerade beim Food erwarten Gäste etwas Besonderes, ein Gang darf gerne auch mal ausgefallen und experimentell sein, und besonders schön ist es, wenn das Food in einem Zusammenhang mit Anlass und Ort steht – oder sich das Thema einem bestimmten Produkt widmet. Zum Beispiel Wildkräutern, Süßwasserfischen, der Küche einer Region oder der Farbe Blau.

2. Besondere Orte = besonderes Flair

Interessanter Ansatz: eine Raum-in-Raum-Lösung schafft Intimität in einer riesigen Halle. Mehr dazu hier.

Ist logisch, aber sollte nicht unerwähnt bleiben: Ins Restaurant gehen kann man immer, zu Hause essen auch. Pop-up-Dinner sind besonders dann reizvoll, wenn sie in einer Off-Location stattfinden, die sonst nicht für Gastronomie genutzt wird. Daran knüpfen sich zugleich viele Herausforderungen, denn natürlich ist in einer leer stehenden Fabrikhalle oder einer noch nicht bezogenen Hochausetage in der Regel die nötige Infrastruktur nicht vorhanden, sodass entweder viel vorbereitet oder entsprechende (mobile) Küchentechnik ausgeliehen werden muss. Eine pragmatische Lösung wäre ein Ort, der entweder direkt an einen gastronomischen angrenzt, den man nutzen kann – der ungenutzte Nebenraum eines Restaurants, das Dachgeschoss oder die Remise zum Beispiel. Auch besondere Eventlocations lassen sich gut nutzen. Jedenfalls überrascht es nicht, wenn man hört, wie viele Orte sich manche Veranstalter angucken, bevor sie ihre Entscheidung fällen. 

3. Mit dem Raum experimentieren

Benchmark im Bereich der Pop-up-Dinner: Pret A Diner. Fotos: Anna Imm Photography

Bei einem Pop-up-Dinner mit dem besonderen Ort zu spielen, bietet sich an. Eine ausgiebige Vorab-Begehung des Ortes ist auf jeden Fall ratsam. Dessen Modifikation kann sehr minimalistisch sein – stellen wir uns eine ausgeleuchtete Tafel inmitten eines im Dunklen verborgenen Hangars vor – oder auch sehr integrativ, indem zum Beispiel die vorhandene Raumaufteilung genutzt wird, um verschiedene Anlaufstellen – Loungebereich mit Couchtischen, Stehtische für Empfang und Gespräch – zu installieren. Je mehr das Vorhandene genutzt wird, desto charmanter: Industrieanlagen lassen sich stimmungsvoll illuminieren, Regale könnten z.B. nur zur Hälfte ausgeräumt und mit ausgeschenkten Getränken aufgefüllt werden. Die Teilelemente sollten auf ein große Ganzes hinwirken, denn es geht darum, den Gast auf eine kleine Reise mitzunehmen, ein solches Dinner ist im besten Falle eine eigene Welt. Die Pop-up-Events von „Pret A Diner“ sind hier sicherlich ein Paradebeispiel, aber auch mit weniger Aufwand (und kleineren Budgets) lassen sich schöne Inszenierungen vornehmen. Dies gilt übrigens auch (und gerade) bei Pop-up-Events, die als B2B-Veranstaltung konzipiert sind. Hier ist die Eventreihe „Wave of Taste“, bei der Köche namhafter Restaurants für Gäste und Kunden von Unternehmen in besondere Locations einladen. 

4. Eine Dramaturgie schaffen

Ungewöhnliches dramaturgisches Element: Der niederländische Florist Pim van den Acker macht auf der Bühne eines IT-Dinners einen Flower-Design-Workshop

Da Pop-up-Dinner in der Regel zu einem festen Zeitpunkt beginnen und sich mit mehreren Gängen über eine längere Zeit hinziehen – im Gegensatz zu einem kompakten Restaurantbesuch – ist eine gute Dramaturgie gefragt. Es ist mehr als ein Ablauf, es ist ein Spannungsbogen. Zum Beispiel so: Willkommensdrink und allgemeiner Plausch, dann wird zu Tisch gebeten, dann kommen Brot und Aufstriche und nach diesen (sie stillen den ersten Hunger!) gibt es eine kleine Ansprache des Gastgebers, was die Gäste an diesem Abend erwartet. Pausen zwischen den Gängen können zum Beispiel durch Vorstellung des Küchenchefs und -teams oder durch eine Vorstellung des Winzers oder Weinhändlers, der für die Weine des Abends sorgt überbrückt werden. Bein manchen Popup-Dinnern werden auch nach jedem Gang die Plätze gewechselt und manchmal wird es – wie hier mit dem gegenseitigen Füttern – sogar interaktiv. Das hängt natürlich von der Grundidee ab. Phasen der Bitte um Aufmerksamkeit sollten sich mit Phasen des freien Gesprächs der Gäste untereinander abwechseln und tendenziell sollte Letzteres mehr Raum haben. Es ist nur darauf zu achten: Besonders bei vielen Gängen sollte es nach hinten heraus zügig bleiben, denn sonst werden Gäste träge oder müde. Tipp: Ein Espresso-Gang zwischendurch kann hier kleine Wunder bewirken, oder vielleicht ein Espresso Martini?

5. Den Tisch individuell und ideenreich gestalten

Effektvoll: Schwarzes Geschirr lässt die Speisen leuchten

 Die Verweildauer bei einem Pop-up-Dinner ist in der Regel lang, der Gast verbringt viel Zeit am Tisch, und hierbei handelt es sich in der Regel um eine lange Tafel. Darum ist dieser ein besonderes Augenmerk zu geben. Von Popup-Profis wie dem preisgekrönten Konzept „Pret A Diner“ weiß man, dass die Tischgestaltung einen langen Vorlauf hat. Dekoration, Tableware-Auswahl und Gesamtarrangement werden vorab detailliert ausgearbeitet. Spannend ist auch, wenn besondere Materialien und Gegenstände verwendet werden – ob es zum Beispiel schwarzes Geschirr ist oder ein Marmeladenglas für den Aperitif, eine Büchse mit Bonbons oder ein skurriler Blumenstrauß, eine kleine Aufgabe, die erfüllt werden soll (zum Beispiel seine Gedanken zu bereitgelegtem Papier bringen) oder eine Schere, um damit eine von der Decke hängende Wurst abzuschneiden … hier ist ein Mix aus Stil, Stilbruch, Klassik und Kreativität gefragt.

6. Nachhaltigkeit ist kein „nice to have“

Dass Einweggeschirr für Caterings mit sieben Prozent, Mehrweggeschirr hingegen mit 19 Prozent besteuert wird, ist irre, aber leider wahr. Trotzdem sollten Veranstalter von Pop-up-Dinner-Events möglichst nachhaltig arbeiten, vom Wareneinkauf über Verpackungen bis zur verwendeten Tableware. Gutes und schönes Geschirr, ebenso Gläser, Besteck und weitere Ausstattung für den Tisch lässt sich mieten – Plastik und Pappe sind einem solch festlichen Anlass in der Regel auch nicht würdig. Strohhalme gehören nur auf einen Müllhaufen: den der Geschichte. Es gibt Alternativen aus Glas (siehe hier) und in den meisten Fällen sind sie einfach entbehrlich. Das ist nur der Anfang: Zutaten für mehrere Gänge zu verwenden und dieses transparent zu machen, Abschnitte zum Beispiel für die Vorspeise oder für die Herstellung von Infusionen für die Drinks zu nutzen, wäre ein nächstes Level. Ein nichtregelmäßiges Dinner ist zwangsläufig energie- und ressourcenaufwändiger als ein regulärer Restaurantabend, umso besser ist es, wenn sich der Gastgeber über Einsparung oder besonders effektive Nutzung Gedanken macht. Das kann sogar unterhaltsam und spannend für die Gäste sein.

7. Ticketing statt Abendkasse

Dieses Thema beherzigen die meisten Veranstalter von Pop-up-Dinnern bereits: Mit Anbietern wie zum Beispiel Eventbrite lassen sich Karten für das Event sehr einfach (technisch gesehen) vorab verkaufen. Das tut dem Cashflow gut, weil weniger ausgelegt werden muss, es tut auch der Kalkulation gut, weil bekannt ist, wie viele Gäste kommen werden. Mittlerweile gehen sogar Restaurants zu dieser Praxis über, zum Beispiel das neue „Ernst“ in Berlin, das aus Pop-up-Dinnern hervorgegangen ist. Am Abend selbst spielt Geld dann nur noch für Extras (zum Beispiel nicht enthaltene Getränke und Merchandising) eine Rolle. Manche Veranstalter bieten Restplätze in Form einer Abendkasse an, es gibt da aber auch noch eine andere Möglichkeit, freie Plätze zu belegen. Siehe Punkt sieben.

8. Presse und Multiplikatoren dazu holen

Ein bisschen Pressearbeit schadet nicht. Vor allem dann, wenn die Events häufiger stattfinden sollen, macht es Sinn, Journalisten, Blogger oder andere Multiplikatoren einzuladen. Damit durch Berichte mehr Menschen darauf aufmerksam werden. Ob und in welcher Form die geladenen Pressevertreter über das Event berichten, ist deren Entscheidung. Wir vom nomyblog mögen es zum Beispiel nicht besonders, eingeladen zu werden mit dem Hinweis, dass eine Berichterstattung erwartet wird. Allerdings – und das gilt sicher für viele Medienkollegen auch – besuchen wir ein Event nichtprivat in der Regel stets, um etwas aus dem Thema zu machen, ob es nun ein Event-Nachbericht oder ein Interview oder etwas ganz anderes ist. Als Veranstalter kann man hier bestimmte Themenideen, spezifisch auf das Medium abgestimmt, einfach auch mal vorschlagen – das schadet nicht. Ein gewisses Spannungsfeld betritt man allerdings schon: Wenn Medien mit Kamera, Licht und Ton anrücken, kann das die Atmosphäre eines intimen Pop-up-Dinners stark beeinträchtigen. Es muss zur Situation passen und es sollte ein wenig betreut werden. 

9. Don’t forget the drinks!

Auch wenn der Fokus auf dem Food liegen mag – die Getränke sollten bei einem Pop-up-Dinner ebenfalls gut ausgewählt sein. Leider ist es oft so, dass es zu jedem Gang einen Wein gibt und dazu flaschenweise Wasser. Nichts gegen Wein, erst recht nichts gegen Wasser, aber wie wäre es zum Beispiel mit einem selbstgemachten alkoholfreien Getränk alle paar Gänge oder einem Cocktail zum Dessert? Auch mit Bieren lassen sich Speisen gut paaren. Besonders clever ist es, wenn die Getränke in Kleinformat als „Appetizer“ genutzt werden mit Hinweis, dass es sie auch an der Bar zu bestellen gibt. Und dass die Produkte auch flaschenweise zum Mitnehmen verkauft werden – hier warten zusätzliche Umsätze. Ein Popup-Dinner kann auch eine Getränkeverkostung mit Verkauf sein. 

10. Was bleibt vom Event?

Nach dem Event ist vor dem Event. So eindrucksvoll ein Pop-up-Dinner auch gewesen sein mag, schon bald verblasst die Erinnerung daran. Außer man gibt dem Gast eine Erinnerung mit. In welcher Form das ist – ein Weckglas mit einer Speise des Abends für zu Hause, ein Fläschchen mit einem Drink der Nacht, ein Rezept oder das Vintage-Geschirrtuch, das als Platzdeckchen diente – ist wieder eine Frage der eigenen Kreativität. Es können auch Fotos sein, zum Beispiel in Form einer aufgestellten Fotobox, oder von einem Profifotografen erstellt. In jedem Fall sollten Gastgeber die Kontaktdaten der Gäste, die durch den Vorverkauf vorliegen und durch die Möglichkeit, sich in den Newsletter einzutragen, ergänzt werden können, nutzen. Und die Gäste zu weiteren Pop-up-Events oder anderen Veranstaltungen, die man macht, einladen.