7 Vorteile des digitalen Beschaffungs­managements 

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Mit Stift und Papier ins Kühlhaus gehen, um den nächsten Einkauf zu planen und diesen dann per Telefon oder Fahrt zum Händler tätigen, einen Lieferschein auf Papier erhalten und so weiter: Das analoge Bestellen gehört langsam, aber sicher der Vergangenheit an. Digitale Beschaffung ist einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Die Vorteile im Einzelnen und Schritt für Schritt.  

1. Genaue Ermittlung des aktuellen Bedarfs

Informationen zu Artikeln, Verfügbarkeit und etwaigen Preisänderungen und das vollautomatisch ins System eingespielt: Dadurch dass bei einem digitalen Bestellsystem in der Regel alle Lieferanten angebunden sind, ergeben sich Vorteile wie diese. Es geht aber noch weiter: Bei einer Bestellung überprüft das System den aktuellen Lagerbestand jedes benötigten Artikels. Noch vorhandene Artikelmengen werden automatisch von der Bestellung abgezogen. Auch lässt sich bei einem guten Tool eine vollautomatisierte Lager- und Bestandsführung einrichten: Indem Mindest- und Höchstbestände je Artikel hinterlegt werden und die Ware beim Eingang sowie beim Ausgang gescannt wird, kann das System sogar selbstständig einen Bestellprozess auslösen und viel Arbeit einsparen.

2. Detaillierte Lieferant*innen- und Artikelauswahl

Die aufwändige Recherche der aktuellen Lieferantenpreise ist bei einem modernen digitalen Beschaffungsprozess nicht mehr nötig: Die Software bietet im Idealfall einen Vergleich zwischen qualitativ gleichwertigen Artikeln der verschiedenen angebundenen Lieferanten. Bei Grundprodukten sollten Lieferanten hinterlegt sein, sodass das System vollautomatisch den günstigsten Anbieter auswählt und somit zum Best-Price-Prinzip beiträgt.

3. Simple Bestellung

Die Bestellung ist, wenn Artikel und Lagerbestände dem System vorliegen, nur noch eine Knopfdruck-Angelegenheit. Und sind Rezepturen und Menüpläne bereits im System hinterlegt, muss zudem nur noch die Bedarfsmenge eingegeben werden. Die Bestellung wird – ggfs. abzüglich der noch vorhandenen Artikel – automatisch nach Lieferanten aufgefächert. Sinnvoll ist es, auch die Liefertage im System anzulegen. So ist die Küche auf Stand, wann der jeweilige Lieferant seine Ware schickt, sodass der rechtzeitige Eingang und die damit verbundene Produktion geplant werden kann – oder umgekehrt möglichst wenig Anlieferungstage eingerichtet werden können.

4. Wareneingang mit digitaler Qualitätskontrolle

Trifft die Ware ein, machen digitale Lieferscheine Papier überflüssig. Was nicht nur den Verbrauch senkt, sondern auch  einen direkten Abgleich der Bestellung ermöglicht: Sind die angelieferten Mengen wie geordert oder gibt es Fehler? Gegebenenfalls kann eine Reklamation direkt/automatisiert an Lieferant*innen versendet werden, statt zum Hörer greifen zu müssen. Beim Wareneingang können zudem die erforderlichen Kontrollen gem. HACCP durchgeführt und digital festgehalten werden – Einkauf, Controlling oder QM erhalten die Infos dann automatisch zugespielt.

5. Zahlungsabwicklung & Rechnungsbearbeitung

Bei manchen Systemen können Payment und Rechnungswesen direkt im Tool vollzogen werden. In der Regel aber geschieht dies durch Übertragung der relevanten Daten an z.B. das Kassen- und/oder Warenwirtschaftssystem. Eine Konnektivität und Kompabilität ist zwingend erforderlich und sollte mit den Anbietern abgeklärt werden.

6. Effektive Speisenzubereitung 

Auf Basis der digitalen Menüpläne können der Küche im Idealfall automatisiert Arbeitsblätter zum Ausdrucken für die Tagesproduktion erstellt werden. Sie enthalten z.B. detaillierte Angaben zu den Rezepten, benötigten Mengen sowie Zubereitungshinweise, sodass die produzierten Mengen und Portionen ebenso stimmig sind wie die Nährwertangaben und Informationen zu Zusatzstoffen, Allergenen etc. 

7. Aussagekräftige Nachkalkulation 

Weil die Daten/Informationen vom Einkauf über die Produktion bis zur Ausgabe digital vorliegen, kann eine vollständige „Journey“ abgebildet und nachvollzogen werden. Wie viele Portionen am Ende tatsächlich verkauft wurden (Info aus dem Kassensystem), ist nicht nur für den Umsatz relevant. Sondern lässt sich auch mit der Vorkalkulation und der Produktion abgleichen. Gab es vielleicht unterwegs Schwund oder Produktionsfehler? Diese Informationen fließen in die Nachkalkulation ein und sorgen für ein realistisches und nachvollziehbares Betriebsergebnis.

Übrigens: Auch eine Inventur, sonst viel Handarbeit, liegt quasi jederzeit vor, wenn der Lagerbestand automatisch geführt wird.