Foto: F&B Support
Energiekosten, Personalkosten, Inflation und und und: Die Gastronomie-Branche steht vor enormen finanziellen Herausforderungen. Preisanpassungen sind unumgänglich, aber: Wie macht man sie clever? Fair? So, dass es Gäste nicht verschreckt und am Ende positive Effekte hervor bringt?
Im vierten Teil unserer Reihe geht es um ein Format, das richtig gute Geschäfte verspricht – wenn man weiß, wie man es richtig gut angeht.
… daraufhin holte der F&B-Manager einen Fünfziger und Zehner aus seiner Tasche und gab seinem Chef das Geld mit den Worten: „Dieses Jahr bleibe ich mit meinem A… zu Hause bei meiner Frau und Kindern. Es kann doch nicht wahr sein, dass wir für so wenig Gewinn an Weihnachten unsere Mitarbeiter arbeiten lassen.“
Das beste Geschäft in der Gastronomie sind All-Inklusiv-Feiern!
Warum und wie, wird in diesem Artikel beantwortet.
All-Inklusiv-Feiern sind das beste Geschäft in der Gastronomie. Bei diesen Feiern kann es, anders als im À-la-carte-Geschäft, nicht passieren, dass zu wenig getrunken, zu wenig verkauft und damit zu wenig Getränkeumsatz erzielt wird. Das ist das Hauptproblem von vielen Anlässen, wie Weihnachten, Ostern, Pfingsten, Kommunionen, Konfirmationen, Taufe, die im Rahmen des À-la-carte-Geschäftes gefeiert werden.
In den meisten Fällen wird nicht genug Umsatz mit Getränken erzielt, um den Service von diesem Umsatz ausreichend zu bezahlen. Rechnen Sie nach, falls Sie mir nicht glauben. Doch ehrlich, ich habe schon so viele erste und zweite Weihnachtstage nachgerechnet, dass es schon erschreckend ist, wie viele Kolleg*innen für viel zu wenig Verdienst arbeiten.
In einem Training haben wir die Kalkulation mit den Zahlen vom ersten Weihnachtstag des Vorjahres durchgeführt. Das Ergebnis lautete: 57 Euro Gewinn. Daraufhin holte der F&B-Manager einen Fünfziger und Zehner aus seiner Tasche und gab seinem Chef das Geld mit den Worten: „Dieses Jahr bleibe ich mit meinem A… zu Hause bei meiner Frau und Kindern. Es kann doch nicht wahr sein, dass wir für so wenig Gewinn an Weihnachten unsere Mitarbeiter arbeiten lassen“.
Beispiel für eine Nachkalkulation
All-Inklusiv-Veranstaltungen sind ein Garant für höhere Deckungsbeiträge und Gewinne. Vorausgesetzt, man investiert im Vorfeld Zeit in die Errechnung des Verkaufspreises dieser Veranstaltungen – dem Rundum-sorglos-Paket. Da bei solchen Veranstaltungen der Kunde eher einen Preisvergleich durchführt, geht man ein hohes Risiko ein, wenn man den Verkaufspreis nur schätzt. Entweder verliert man die Veranstaltung, weil der Gast bei einem Mitbewerber einen besseren Preis bekommen hat, oder man legt bei diesem Geschäft drauf.
Achtung: Die Kalkulation von Veranstaltungen hat nichts mit der klassischen Kalkulation eines Produktes wie Speisen und Getränke zu tun. Hier wird eine ganz andere Art der Kalkulation für die Preisfindung angewendet – die sogenannte Deckungsbeitragsflussrechnung. Wer die Aufschlagskalkulation oder ähnliches anwendet, verliert unnötigerweise Geschäft und/oder Geld.
Grundsätzlich sollte jede Veranstaltung nach der Durchführung nachkalkuliert werden, um festzustellen, ob und wieviel Gewinn in Euro tatsächlich erwirtschaftet wurde. Natürlich sind hierbei auch die kleineren Veranstaltungen zu berücksichtigen, um herauszufinden, ab welcher Größe sich eine Veranstaltung überhaupt lohnt.
Die Veranstaltungskalkulation ist für folgende Angebotsbereiche geeignet:
- Events in allen Bereichen
- Schul- oder Kindergartenverpflegung
- Außer-Haus-Veranstaltungen mit Speisen und/oder Getränken
- Hochzeitsfeierlichkeiten mit einem Festpreis
- Bankettveranstaltungen im eigenen Haus
Folgende Informationen werden für die Kalkulation einer Veranstaltung benötigt:
Soll-Wareneinsatz Food (WEF)
Für das vom Veranstalter ausgewählte Speisenangebot (z. B. Menü, Buffet) muss der Küchenchef einfach und schnell in der Lage sein, den WEF pro Person bestimmen zu können. Vorgefertigte Tabellen mit den einzelnen Gerichten und deren durchschnittlicher Wareneinsatz helfen dabei, die dem Veranstalter empfohlene und akzeptierte Speisenfolge kostenmäßig zusammenzustellen. Grundsätzlich sollte für jedes Bankett der Soll-Wareneinsatz Food vorauskalkuliert werden. Alle Nachkalkulationen helfen, eventuelle Abweichungen festzustellen und bei der nächsten Kalkulation zu berücksichtigen. Standardisierte Speisenartikel und die Angaben des Küchenchefs sorgen für einen vorausgeplanten Wareneinsatz. Hier ist es auch wichtig, eine Wareneinsatzreserve für Buffets und den Putzverlust einzuplanen.
Soll-Wareneinsatz Food (WEB)
Je nachdem, ob die Getränke pauschal vom Veranstalter übernommen werden oder jeder Gast seine Getränke selbst bezahlt, muss der Getränkewareneinsatz pro Gast vorauskalkuliert werden. Der tatsächliche Wareneinsatz pro Veranstaltung ist dann nur nach dem tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Übernimmt der Veranstalter beispielsweise einen Begrüßungscocktail und die zum Menü passenden Weine, lässt sich der voraussichtliche WEB je nach Personenzahl gut berechnen. Alte Veranstaltungen können hier eine Grundlage für den Verbrauch und die Kalkulation für zukünftige All-inclusive-Veranstaltungen genutzt werden.
Personalkosten Küche (PKKÜ)
Hier sind nur die Personalkosten zu berücksichtigen, die ohne großen Aufwand der jeweiligen Veranstaltung direkt zugeordnet werden können. Dazu gehören auf jeden Fall die extra bestellten Aushilfen, Köche, die am Buffet stehen oder das Catering außer Haus betreuen. Bei diesen stehen die bezahlten Arbeitsstunden problemlos fest.
Alle anderen Mitarbeiter*innen können ungefähr oder nach dem Paretoprinzip 20:80 der Veranstaltung zugeordnet werden. Je genauer allerdings eine Ermittlung ist, umso genauer kann der Preis für die Veranstaltung und der daraus resultierende Gewinn ermittelt werden. Es ist durchaus möglich, von dem Mitarbeitenden in der Küche eine ungefähre Anzahl der Stunden, die für ein Menü oder Büfett aufgewendet wurden, ermitteln zu lassen.
Personalkosten Service (PKS)
Hier sind die Personalkosten der Servicemitarbeiter*innen, die der jeweiligen Veranstaltung zugeordnet werden können, zu berücksichtigen. Dazu gehören auf jeden Fall die extra bestellten Aushilfen (z.B. Extrakellner, Garderobenbetreuung). Die bezahlten Arbeitsstunden im Service stehen hier meistens fest.
Personalkosten Sonstige (PKS)
Hier sind die Personalkosten der sonstigen Mitarbeiter*innen, die bei der Organisation oder Durchführung einer Veranstaltung involviert sind, zu berücksichtigen. Dies können Mitarbeiter*innen aus dem Bereich der Animation oder Guest Relation sein. Die bezahlten Arbeitsstunden für sonstige Personalkosten stehen meistens fest und sind leicht ermittelbar.
ACHTUNG! Bei allen Personalkosten sind auch die kompletten Lohnnebenkosten zu berücksichtigen. Von jedem Mitarbeiter muss es eine Berechnung der Personalkosten pro Stunde geben.
Übriger Betriebsaufwand (ÜB)
Zum übrigen Betriebsaufwand für eine Veranstaltung gehören Raumkosten, Kosten für Energie, Müll, Wasser, Verwaltung, Rechnungswesen, Abschreibung, Zinsen, Gebühren, Instandhaltung usw. Der übrige Betriebsaufwand kann teilweise nicht oder nur mit großem Aufwand ermittelt werden. Der Anteil dieses Aufwandes lässt sich durch einen Prozentwert einer Veranstaltung zuordnen. Er lässt sich auch sehr gut aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung ermitteln.
Sonstige relevante Kosten (SRK)
Hier sind alle direkt zurechenbaren Kosten, die durch die vorher beschriebenen sonstigen Erträge dem Betrieb entstehen (z.B. Einkauf von Blumengestecken, Live-Musik, Tabakwaren usw.), zu erfassen.
Gästeanzahl (G)
Bei der Veranstaltungskalkulation von Weihnachten, Sylvester etc. steht und fällt der Gewinn mit der Anzahl der Gäste. Für jede Veranstaltung gibt es eine Mindestanzahl an Gästen, die gebraucht wird, damit mit der Veranstaltung Gewinn erwirtschaftet werden kann. Zusätzlich ist die Gästeanzahl die Grundlage um z. B. bei Hochzeiten den Verkaufspreis pro Gast zu errechnen.
Gewinn (GW)
Den Gewinn, den wir an einer Veranstaltung erzielen wollen, können wir in zwei Varianten berechnen:
a) Gewinn in Prozent
Diese Variante wird am häufigsten verwendet. Es wird ein Wert in Prozent festgelegt, der dann in der Kalkulationsberechnung verwendet wird.
b) Gewinn in Euro
Mit einem fixen Eurobetrag kann festgelegt werden, wie viel Gewinn als fixer Eurobetrag erzielt werden muss, damit es sich lohnt, diese Veranstaltung durchzuführen. Gerade bei kleinen und ganz großen Veranstaltungen kann es sinnvoller sein, einen Eurobetrag festzulegen. Bei kleinen Veranstaltungen, um schnell zu wissen, ob dieser Aufwand sich lohnt und bei großen Veranstaltungen, damit ein Vorteil bei der Preisgestaltung gegenüber dem Mitbewerber erzielt werden kann.
Empfehlung: Grundsätzlich rate ich von jeder Kalkulation, die auf dem Wareneinsatz beruht und mit den Methoden Prozent und Faktor arbeitet ab.
Beispiel einer Nachkalkulation in Excel:
Uwe Ladwig ist Fachbuchautor, Dozent, Trainer und Inhaber von F & B Support in Willich. Er trainiert und unterstützt Gastronomen bei betriebswirtschaftlichen Herausforderungen wie, Kalkulation von Speisen, Getränke und Veranstaltungen, Preisgestaltung, Speisendiagnose – Menu Engineering, Speisekartengestaltung, Erfolgskennzahlensysteme, Budgetierung, Mitarbeitereinsatzplanung mit Umsatzprognose und Kennzahlen u.v.m. Er bietet zahlreiche Onlinekurse und Komplett Kalkulationspakete für den Einsatz in der Gastronomie an. Ebenso einen Gratis Gastro-Workshop für „Die perfekte Preisgestaltung für die Gastronomie“ für die praktische Umsetzung im Betrieb.
