Die digitale Strategie, Teil 2: Der wirtschaftliche Nutzen digitaler Tools – Erfolgsstorys aus der Praxis

Foto: Christoph Platte

Im ersten Beitrag meines Dreiteilers zur digitalen Strategie habe ich euch eine Drei-Schritte-Regel mit an die Hand gegeben, mit der ihr anfangen könnt, das richtige, individuell für euren Betrieb, zu digitalisieren. Heute geht es darum, dass wir einen wirtschaftlichen Strich unter das Thema ziehen.

• Wieviel Zeit kann ich mir eigentlich sparen, wenn ich das Tool xy einführe?
• Welchen zusätzlichen Umsatz kann ich mit dem Tool xy generieren?
• Wie hoch sind die Kosten, die ich mit dem Tool xy für meinen Betrieb reduzieren kann?

Ich möchte euch in diesem Beitrag in meinen Beratungsalltag mitnehmen und ganz transparent darüber sprechen, wie hoch eigentlich der Output von Digitalisierung sein kann.

Doch bevor wir über den Output sprechen, lasst uns doch vorerst einmal den Input ins Auge fassen. Wie viel kostet eigentlich eine digitale Lösung oder wie viel darf sie kosten?

Und das ist eine Frage, die man nicht mit einer Zahl beantworten kann. Grundsätzlich gilt: Wenn der Input, also das was man an Zeit, Onboarding, Pflege der Daten, Kosten usw. hineinstecken muss, kleiner ist als der Output, also die Zeitersparnis, Umsatzsteigerung oder Kostenreduzierung, dann hat man eine gute unternehmerische Entscheidung getroffen und die Lösung lohnt sich.

In der Regel ist es auch so, und das ist bei den meisten digitalen Tools der Fall: Wenn die richtige Lösung im Betrieb eingeführt wird, ist der Output immer größer als der Input. Wichtig ist dabei wirklich nur, dass man sich an die Drei-Schritte-Regel hält und die richtige Lösung auswählt. Daher empfehle ich vorher immer zu prüfen, welchen Output ich als Gastgeber*in erwarte und diesen dann auch als Zahl zu definieren. Im Anschluss prüfe ich, welche Lösung meine Anforderungen erfüllt – und dann erfrage ich erst den Preis.

Praxisbeispiel A: Recruiting optimiert

Im vergangenen Jahr habe ich einen Gastgeber bei der Suche nach Mitarbeiter*innen unterstützt. Das Problem war wie bei so vielen in unserer Branche, dass ständig Stellen vakant waren und nicht ausreichend Bewerbungen eingingen.

Insgesamt haben wir  3.500 Euro in die Beratung investiert, etwa 2.500 Euro (pro Jahr) für digitale Lösungen, die das Recruiting digitalisieren und ca. 10 Stunden der Arbeitszeit eines Mitarbeiters, pro Monat, die investiert werden mussten. Das hört sich im ersten Moment viel an, aber das Ergebnis war, dass keine Stellenanzeigen mehr auf diversen Portalen geschaltet werden mussten und die Bewerbungen relativ automatisch und regelmäßig über Social Media und Webseite eingingen. Der Output einmal zusammengefasst:

• keine Stellenanzeigen auf Stellenportalen (nur noch über Social Media und der eigenen Webseite)
• automatischer Bewerbungseingang
• automatisierte Kommunikation via WhatsApp mit dem Kandidaten zur Vorqualifizierung
• im Durchschnitt etwa 20 Stunden im Monat beim Recruiting-Prozess gespart

Das ist ein gutes Ergebnis, auch wenn die Punkte Bewerbungseingang und ausreichend Kandidaten, die bei einem arbeiten wollen, schwierig in einer Zahl darzustellen sind.

Praxisbeispiel B: Umsatzsteigerung 

In einem anderen Beratungsmandat, konnten wir den Umsatz im Biergarten um bis zu 6% steigern. Pro Jahr bedeutete das für den Gastgeber knapp 90.000 Euro mehr Umsatz.

Im Biergarten standen ca. 50 Tische, die im Sommer gut belegt waren. Natürlich auch mehrfach. Da der Biergarten etwas verwunschen und verwinkelt war, waren einige Tische etwas weitläufig und schlecht einsehbar, so dass es dort häufig nicht immer direkt ein neues Kaltgetränk gab.

Was haben wir gemacht?

Wir haben den Gästen lediglich die Möglichkeit gegeben, per QR-Code zu bestellen und zu bezahlen. Dadurch haben wir nicht mehr oder wenige Servicemitarbeiter*innen eingesetzt und konnten durch die eingesparte Zeit, mehr Zeit am und beim Gast verbringen und eine bessere Verbindung aufbauen.

Der Output war in diesem Fall (Betrachtung nur Biergarten mit QR-Code Bezahl-/Bestellsystem):

• mehr Trinkgeld – ca. 3%
• mehr Umsatz – 90.000 €
• 20 Prozent der Gäste haben mit dem QR-Code bezahlt – 20 Prozent x 2 Minuten Bezahlprozess eingespart
• mehr Zeit für den Gast

Wichtig bei einer solchen Lösung ist, dass man sich das Bezahlsystem per QR-Code ganz genau anschaut und das richtige auswählt. Ansonsten hat man unter Umständen Ärger, aber keinen Output. Ich möchte noch ein paar Beispiele nennen bei denen ein richtig schöner Output zu erwarten ist.

Dienstplan & Foodwaste-Kamera

Ebenfalls im vergangenen Jahr haben wir ein Dienstplanungstool umgesetzt, welches den Schichtplan per Knopfdruck selbst geschrieben hat. Der Gastronom hat sich dadurch knapp 16 Stunden Arbeit pro Monat gespart und die Mitarbeiter waren happy, weil der Dienstplan wesentlich besser als vorher geschrieben wurde.

Erst kürzlich habe ich lediglich den Einsatz einer Foodwaste-Cam empfohlen. Bei dieser Lösung ist eine Kamera in die Speiserestetonne gerichtet und diese steht auf einer Waage. Mithilfe einer Künstlichen Intelligenz hat das System gelernt, was alles so weggeworfen wurde. Schon am Ende des ersten Monats schon konnten Speisereste im Wert von 800 Euro reduziert werden. Tendenz natürlich steigend.

In vielen Betrieben sind die Temperaturkontrollen oder Reinigungsdokumentationen nicht nur eine Last, sondern kosten mitunter auch eine ganze Menge Zeit. Mit der richtigen Lösung, können bei diesen Tätigkeiten 40 Prozent der Zeit eingespart werden. Zusätzlich bleiben einem auch die Kontrolle und das Nachtragen mit unterschiedlichen Kugelschreibern erspart 😊.

Das Thema Inventur hat schon den gestandensten Küchenchef das Gruseln gelehrt. Mal ganz im Ernst, niemand macht wirklich gern eine Inventur. Und auch dafür gibt es Lösungen, mit denen man lediglich die Top-10-Artikel zählen muss und der Rest, ganz automatisch, ohne Zählen, erfasst ist. Das macht wesentlich mehr Spaß, als 2.000 Artikel zählen und wiegen zu müssen.

Unterschätzt: Tools für die interne Kommunikation

Last but not least ein meiner Meinung nach stark unterschätztes Tool: eine Lösung für das interne Kommunikations- und Aufgabenmanagement. Ich muss tatsächlich zugeben, dass ich den Output für solche Lösungen bisher noch nicht getrackt habe, ich halte diesen aber für immens.

Warum? Weil wir nicht nur intern – anstatt über WhatsApp-Gruppen – kommunizieren können, sondern noch so einiges mehr. Bei vielen solcher Tools können Aufgaben an seine Mitarbeiter*innen verteilt, zugeordnet und sogar terminiert werden. Es wird dadurch einfach so gut wie nichts mehr vergessen. Sollte ein Termin verstreichen, klicke ich als Vorgesetzter auf einen Knopf und mein Mitarbeiter*innen bekommen eine freundliche Erinnerung. Auf solchen Plattformen können betriebseigene Wikis hinterlegt werden, auf die jeder Zugriff hat, oder auch ein digitales schwarzes Brett, damit alle Neuigkeiten auch jeden Mitarbeiter*in, in den unterschiedlichsten Sprachen, erreichen. (Wir haben für die Fachzeitschrift fizzz 2020 eine Reihe solcher Tools vorgestellt, mittlerweile dürfte es noch mehr Lösungen geben, Anm. d. Red.)

Wir sind eine Branche, in der viele unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichsten Hintergrund zusammenarbeiten. Da passieren viele Fehler in der Kommunikation. Diese Fehler sind entweder teuer oder erzeugen viel neue Arbeit. Solche Lösungen reduzieren nachweislich die Fehlerquote und verbessern die Zusammenarbeit und sogar die Stimmung. In vielen Fällen können so auch Konflikte untereinander vermieden werden.

Sämtliche Lösungen, für die wir uns in diesem Beitrag entschieden haben, haben wir durch die „Drei-Schritte-Regel“ erarbeitet. Solltest du den Artikel „Teil 1: Was tue ich, bevor ich meinen Gastro-Betrieb digitalisiere?“ noch nicht gelesen haben, dann hole das am besten direkt nach. Ich habe dir dort auch einen Download, die „Drei-Schritte-Formel“, als kleine Unterstützung mit beigefügt.

In dritten und letzten Teil wagen wir einen Blick in die Glaskugel: Was bieten uns die Themen Digitalisierung, künstliche Intelligenz und Robotics in der Zukunft? Wohin geht die digitale Reise und worauf müssen wir als Gastgeber*innen einstellen?

Digitale Trendtour

Wenn du auf der Suche nach einer konkreten digitalen Lösungen bist oder dich gerne digital inspirieren lassen möchtest, dann begleite mich doch auf meiner digitalen Trendtour auf der Internorga in Hamburg. Am 8. und 9. März schauen wir uns alles an, was die Internorga zu den Themen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und Robotics zu bieten hat. Und sollte dies zu kurzfristig sein: Die digitale Trendtour findet auch zur Internorga 2025 statt. Mehr Informationen über mich & meine Arbeit hier.

„Sprachassistenten werden ein ganz großes Thema“: Markus Wessel im FIZZZ-Interview