Illustration: Gastromatic
Was haben ein digitaler Dienstplan und Zeiterfassung mit Liebe zu tun? Wahnsinnig viel, denn die zwei sind ein unschlagbares Team und ergänzen sich auf fantastische Art und Weise. Sogar so gut, dass der Funke auf das ganze Team überspringt.
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Wer sich jetzt nicht ganz so stark für digitales Personalmanagement begeistern kann und es eher als (lästigen) Nebeneffekt der täglichen Arbeit im Gastgewerbe sieht, sollte sich zumindest für fünf Minuten auf die hier erzählte Liebesgeschichte einlassen. Denn digitaler Dienstplan und Zeiterfassung haben in Kombination einige erstaunliche Effekte auf Lager, die bares Geld, Zeit und vor allem Nerven sparen. Obendrein kann eine gut umgesetzte Personalplanung, die auf Transparenz und Mitarbeiterintegration aus ist, nebenbei zu echter Teamliebe führen. Schauen wir uns das einmal genauer an:
Geld
Personalkostenquote senken: Welche*r Gastronom*in träumt nicht davon?
Wie ein digitaler Dienstplan und die Zeiterfassung dazu beitragen, die Personalkostenquote zu senken, ist vielleicht auf den ersten Blick nicht ganz so ersichtlich. Das Zauberwort an dieser Stelle lautet Controlling. Das heißt: Personalkosten durchleuchten, verstehen und optimieren. Denn wer weiß, wo welche Kosten anfallen und warum, also den Status quo der Personalkosten kennt, kann auch Veränderung herbeiführen. Wenn wir wissen, was unser Ausgangspunkt ist, können wir uns ein Ziel für unsere Personalkostenquote setzen. Und das ist wichtig, denn setzen wir uns kein Ziel, können wir auch kein Ziel erreichen. Das leuchtet ein, oder?
Über die Zielpersonalkostenquote können wir dann die benötigte Umsatzproduktivität berechnen. Also wie viel Umsatz pro Mitarbeiterstunde in unserem Betrieb erwirtschaftet werden muss, damit wir diese wirtschaftlichen Ziele erreichen. Und daraus ergeben sich wiederum die zu verplanenden Stunden für den Dienstplan. Ah, da ist er ja! Der Dienstplan.
Die Dienstplanstunden bilden übrigens unsere Lieblingskennzahl für die Personalplanung. Die können wir in unserem digitalen Dienstplan-Tool direkt beim Planen hinterlegen und dadurch das Personal bestmöglich einsetzen. So vermeiden wir zum Beispiel eine Überbesetzung, also unnötige Kosten. Zack, Geld gespart.
Selbstverständlich ergeben sich gerade in der Gastronomie oftmals ungeplante Änderungen. Beispielsweise wenn der Laden doch mal länger geöffnet hat und sich dadurch die Arbeitszeiten des Personals verlängern. Deshalb ist es beim Controlling auch ganz wichtig, den Plan mit dem Ist-Zustand abzugleichen. Dafür kommt dann wiederum die Arbeitszeiterfassung ins Spiel, denn auf einen Blick können wir Abweichungen vom Plan erkennen und diese bei zukünftigen Planungen berücksichtigen. Ein ordentlicher Schmatzer von der Zeiterfassung zur Dienstplanung.
Nach und nach verfeinern wir also unsere Planung und nähern uns unserer Zielpersonalkostenquote. Und als tatkräftige Unterstützer stehen uns der digitale Dienstplan und die Zeiterfassung stets zur Seite.
Zeit
Mehr Zeit für die wichtigen Dinge (oder auch mal ein Nickerchen)
Jedes Tool der Welt verspricht den Nutzenden, Zeit zu sparen. Deshalb werden sie ja auch entworfen. Allerdings klingt das dann irgendwann nicht mehr sehr überzeugend, wenn alle das Gleiche versprechen. Wir wollen es trotzdem einmal probieren, denn die Frage ist doch: Wieviel Zeit sparen die Tools wirklich und an welcher Stelle?
Mit der digitalen Dienstplanung haben wir alle Informationen, die wir zum Schreiben eines effizienten Dienstplans brauchen, an einem Ort gebündelt. Dazu gehören zum Beispiel das Anstellungsverhältnis, die Wochenstunden, der Urlaubsanspruch und vor allem auch die gestempelten Zeiten aus der Zeiterfassung. Das Tool berücksichtigt all das beim Planen und sagt uns, wenn wir eine Person aus irgendeinem Grund nicht verplanen dürfen. Wir müssen uns das also nicht alles merken oder jedes Mal aufs Neue zusammensuchen. Wie schön!
Neben einer ganzen Fülle an Informationen, die das Programm fleißig für uns aufbewahrt, können wir uns das Arbeitsleben außerdem dadurch erleichtern, dass wir uns zum Beispiel Vorlagen mit Schichthüllen erstellen, die wir immer wieder verwenden können. Wer dann noch ein bisschen mehr wagt und vielleicht schon heute in der Zukunft leben will, nutzt die Automatisierung und lässt seine Dienstpläne vom Algorithmus schreiben. Da müssen wir nur noch einmal am Anfang ganz ordentlich die Daten pflegen und dann erstellt das Tool den Dienstplan von selbst. Mamma mia!
Und was hat dann die Zeiterfassung damit zu tun? Ja, die lässt das Tool natürlich wissen, wer wie viele Überstunden gemacht hat und der Algorithmus kann das dann wiederum beim Planen berücksichtigen und das führt dann wiederum in Richtung optimale Personaleinsatzplanung. Per Knopfdruck!
Nerven
Oh Kall, mei Drobbe – mehr Transparenz für weniger Diskussion
Oft unterschätzt wird die Auswirkung des Dream-Teams digitaler Dienstplan und Zeiterfassung bei der Ersparnis der Nerven, die die Kommunikation mit der Belegschaft kostet.
Wenn Absprachen zu Wunschzeiten, An- und Abwesenheiten & Co. über Zettelchen und WhatsApp laufen, dann ist Chaos programmiert. Denn den Überblick können hier auch die besten Planenden nicht behalten. Das führt dazu, dass die Planung als unfair wahrgenommen wird und für Unmut sorgt. Und dann stimmen noch nicht einmal die Arbeitszeiten in den Köpfen des Personals und der Buchhaltung überein.
Mit der Zeiterfassung in der Mitarbeiter-App kommen alle Informationen an einem Ort an und können direkt im Dienstplan berücksichtigt werden. Außerdem haben Mitarbeitende die Möglichkeit, die bestätigten Arbeitszeiten einzusehen – und diese Transparenz reduziert eine Menge Diskussionen. Denn ihr als Arbeitgeber*in könnt klare Regeln für das Einstempeln festlegen und diese dann auch wieder an das Personal kommunizieren. Digitaler Dienstplan und Zeiterfassung sorgen also sogar für Klarheit und schlussendlich für Mitarbeiterzufriedenheit.
Und nun?
Wir hoffen die Symbiose von digitalem Dienstplan und Zeiterfassung ergibt jetzt auch für die Skeptiker*innen unter euch absolut Sinn und hat das ein oder andere Gefühl geweckt. Wer weder Zeit, Geld noch Nerven zu verschenken hat und etwas mehr Liebe in seinen Betrieb bringen will, schaue sich gerne einmal hier um:
www.gastromatic.com/de/dienstplan-online
www.gastromatic.com/de/zeiterfassung-online
