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Nicht selten werden wir in unserem Berateralltag mit der Frage konfrontiert: Unter welchen Parametern rechnet sich die Durchführung von Hochzeiten – und wann nicht? Mit einer Formel oder Grundsatzregel lässt sich das leider nicht beantworten – vor dem Hintergrund, dass es nur sehr selten eine echte Kostenstellenrechnungen gibt, in der die Erlöse und reellen Kosten gegenübergestellt werden.
Somit nähern wir uns nach einem ersten Blick in die BWA/ dem Jahresabschluss anhand von einzelnen Überschlagsrechnungen dem Feind und versuchen im Rahmen einer Anamnese festzustellen, wie es um den Geschäftsbereich bestellt ist. Bringen Hochzeiten tatsächlich auch Ertrag oder macht man sich da etwas vor – getreu dem Prinzip, die Mitarbeiter*innen seien ja „eh da“?
Bedauerlicherweise werden im Bankettalltag Veranstaltungen noch an der Anzahl der Personen (PAX) bewertet. Wir empfehlen hier ein Umdenken: Der prognostizierte Gesamtumsatz definiert die ersten wahren Planzahlen. Folgende Annahme:
- Umsatz: 10.000 Euro netto
- Personalaufwand 25% = 2.500 Euro/Budget
- Kosten je MA-Stunde/F&B 20 Euro (individuell zu prüfen)
- Budget an Stunden: 2.500,-/20,- = 125 Stunden
Haben Sie sich einmal die Mühe gemacht und alle Stunden erfasst, die alleine mit der Abstimmung der Veranstaltung, dem Herrichten der Räumlichkeiten nebst den Stunden für Service, Küche und Haustechnik als auch den administrativen Aufwand zu tun haben? Fangen Sie sofort und umgehend damit an! Lassen Sie sich von allen Abteilungsleitern den konkreten Aufwand bei einer Veranstaltung erfassen und prüfen Sie, ob Sie mit den oben angegebenen Stunden (125) auskommen würden – ehrlich und ungeschminkt! Liegen Sie darunter – alles fein. Brauchen Sie (immer) mehr Stunden, als der Verkaufspreis und somit die Kalkulation hergibt, gehen Sie umgehend an die Produkte, an die Service-Level und an die Preise, damit Sie gemäß branchenüblichen Kennzahlen wieder Geld verdienen.
In der Ausbildung wird noch immer gelehrt, dass der Wareneinsatz bei knapp unter 30 Prozent und die Personalkosten bei bis zu 35 Prozent liegen dürfen. Dies ist kalkulatorisch nicht richtig, muss man doch berücksichtigen, dass nicht selten gerade jene Personalressourcen vorrätig gehalten werden, weil es noch die eine oder andere große Veranstaltung im Monat/im Jahr gibt. Mitunter werden also zu starke Personalressourcen parat gehalten, weil man vielleicht auch dem Küchenchef vertraut und man die Arbeit in der Küche nicht immer zu bewerten weiß.
Kumuliert betrachtet sollte von daher die so genannte Prime-Cost (Wareneinsatz + Personalkosten) im Bankettbereich bei maximal 50 Prozent liegen, da die Räumlichkeiten ja eben nicht täglich ausgebucht sind und insbesondere Hochzeiten auch saisonalen Schwankungen unterliegen, ergo in starken Zeiten Liquidität und Deckungsbeiträge abgeschöpft werden müssen.
Prozesse lieber heute als morgen hinterfragen
Prüfen Sie also umgehend Ihre Kalkulationen und bewahren Sie gerade jetzt ein Höchstmaß an Flexibilität, da wir wissen und absehen können, dass die Lohn- und Wareneinsatzkosten jetzt nur noch eine Richtung kennen – nach oben. Die Prozesse sind lieber heute als morgen zu hinterfragen und in der Preisgestaltung Hintertüren in den Absprachen und/oder AGBs offen zu halten. Gegebenenfalls wird der Preis für eine Hochzeit auch erst vier Wochen vor der Veranstaltung final festgelegt oder die Leistung angepasst. Bei Privatpersonen sollte Ihnen das leichter gelingen als bei MICE-Kunden. Somit vermeiden Sie schon heute, bei der Fakturierung in der Zukunft falsch zu liegen.
Zahlreiche unserer Mandanten meinen, mit einem Mindestumsatz auf der sicheren Seite zu sein. Vorsicht, denn der Begriff Mindestumsatz impliziert sehr häufig den reinen gastronomischen (F&B-) Umsatz. Dahinter verbergen sich dann aber auch wieder konkrete Leistungselemente, die wiederum umfangreiche Waren- und Personaleinsatzkosten nach sich ziehen. Bei einem hohen Mindestumsatz fühlt man sich als Gastronom mitunter verpflichtet, ein opulentes Menü zu zaubern – schon gerät die Wirtschaftlichkeit in Gefahr!
Gefährlich kann es werden, wenn der Inhaber oder das Sales-Team sich selbst in eine Festivität verlieben. Dort wo Emotionen agieren, verliert der Verstand. Es sollte erkannt werden, dass jede Feierlichkeit schlichtweg Mittel zum Zweck ist. Es ist die originäre Zielsetzung, Umsätze und Erträge zu generieren – wenn Freundschaften zwischen Gastgeber und Gast entstehen, dann sind dies angenehme Begleiterscheinungen. Aber nicht das Ziel! Von einer Umarmung kann ich keine Investitionen tätigen.
Natürlich ist diese emotionale Bindung zu den mitunter schönsten Tagen des Lebens eines Brautpaares ein maßgeblicher Garant für den Erfolg der Veranstaltung. Wer sich infiziert, der engagiert sich eben auch sehr gerne. Dennoch darf die emotionale Karte nicht immer wieder gespielt werden, nur um es den Gast sehr angenehm, beziehungsweise günstig zu gestalten. Man sollte um seinen eigenen Wert wissen. Was alleine zählt, sind interessante Deckungsbeiträge, muss man doch verstehen, dass gerade die großen Räumlichkeiten (Saal) in der Regel nicht über die gleiche Belegungsfrequenz verfügen, wie beispielsweise die Hotelzimmer oder das Restaurant. Nicht selten müssen die eigenen Mitarbeiter*innen erst einmal verstehen, dass sie quasi als Anwalt für ihre Kollegen*innen agieren. Wer hier gut verhandelt und einen wirklich guten Verkaufsjob macht, generiert für sich und das Team attraktive Vorteile bzw. sichert das Abteilungsergebnis.
Angebote dreigliedrig darstellen
Wir empfehlen, Ihre Angebote mindestens dreigliedrig darzustellen. Wesentliche Säulen des Angebotes sollten unserer Meinung nach sein:
- Servicepauschale inklusive Raummiete
- F&B-Leistungen/sonstige Servicelevel/Leistungen, die durchgereicht werden
- Mitarbeiter*innenstunden, die über die siebte Stunde oder eine fixe Uhrzeit hinausgehen
Gerade die letztgenannte Säule ist immens wichtig, dient sie doch auch der Steuerung des Gastverhaltens als auch der Gewinnung von zusätzlicher monetärer Spielmasse, die an die Mitarbeiter*innen ausgeschüttet werden kann. Denn Überstunden sind immer Schulden aus der Vergangenheit. Wir erleben in der Beratung zahlreiche Betriebe, die viele Überstunden vor sich herschieben, welche nicht selten vom Veranstaltungsbereich her rühren. Der Umsatz ist getätigt, die Kosten sind aber noch in den Büchern. Es wäre doch viel angenehmer und motivierender, wenn jede*r Kolleg*in am darauffolgenden Montag seine Stunden ordentlich und umgehend ausbezahlt bekommt, weil Sie sie dem Gast gegenüber fakturieren können. Wollen wir wetten, dass es dann leichter wird, am Wochenende leistungsbereite Kolleg*innen/ Azubis zu finden? Sie ehrliche Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens generieren? Bedenken Sie, dass der Musiker*innen bei Verlängerung auch seine Extra-Gage bekommt – warum sollten Sie sich mit ihren Mitarbeitern in diesem Punkt schlechter stellen?
Servicepauschale statt Raummiete
Glücklicherweise „trauen“ sich immer mehr Gastgeber an die Raummiete. Wir empfehlen, dieses böse Wort zu vermeiden, hat doch der Gast die Notwendigkeit für diese Einnahmenquelle noch nicht vollständig nachvollzogen. Nutzen Sie besser den Begriff der „Servicepauschale“, in der Sie zahlreiche Leistungen neben der Raummiete inkludieren und durchsetzen. In der Kommunikation als auch über Ihre FAQ und AGBs können Sie Ihre Leistungen in ihrem Kommunikationsstil erläutern und dann auch fakturieren.
Kalkulieren Sie allein die Stunden für die Absprache, die Raumgestellung, die Reinigungsleistungen etc. beispielsweise mit 25 Euro/Stunde zzgl. der Kostenanteile für Pacht/AfA, etc. und Sie werden sich wundern, welche Beträge da rasch zusammen kommen. Erträge, die Sie dann nicht mehr allein über die Verkaufspreise Ihrer Speisen und Getränke generieren müssen und somit ihre F&B-Konditionen attraktiv bleiben können. Besondere Räume/Gebäude/Aussichten und ein hoher, weil exklusiver Aufwand zieht höhere Kosten nach sich, die der Kunde bei der Nutzung ebendieser Räume und Dienstleistungen zu zahlen hat. Mehr Selbstbewusstsein bitte – ihre Handwerker trauen sich doch auch!
Der Branche ist in diesem Zusammenhang mehr Selbstbewusstsein anzuraten. Nicht selten werde ich als Berater damit konfrontiert, dass man gewisse Preiserhöhungen und -gestaltungen vor Ort nicht durchsetzen könne. Diese Aussage höre ich sowohl in Ostfriesland, im Harz und im Sauerland als auch im bayerischen Land. Sie stimmt schlichtweg einfach nicht. Es bedarf einer guten Kommunikation mit dem Gast und man sollte an seine eigenen Dienstleistungen, Produkte und Servicelevel glauben.
Hier sollte immer wieder definiert und bewusst gemacht werden, was das Besondere an dem eigenen Betrieb ist, man den Wettbewerb somit nicht zu scheuen hat. Natürlich gibt es Kolleg*innen, die immer noch unterhalb der regulären Preise anbieten. Dies mitunter auch vor dem Hintergrund, dass sie es mit den Grundzügen einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht so ernst nehmen. Ganz ehrlich: Sie sind keine Kolleg*innen – hier bedarf es mal klärender Worte.
Es geht aber auch anders: Im Rahmen meiner Tätigkeit durfte ich einen Gastronomen kennen lernen, dessen Betrieb in einer wahrlich ländlich geprägten Region liegt – und einen sensationellen Saal vorweisen konnte. Warum? Er hat es sich selbst versprochen, dass er 30 Prozent der eingenommenen „Raummiete“ jährlich wieder in den Saal investiert. Dies ermöglichte ihm eine sensationelle Bühnen- und Lichttechnik, eine gute Klimaanlage nebst einer wunderbar gemütlichen Bestuhlung. Die Gäste spüren somit also in jeder Veranstaltung und bei jeder Feier, dass sie für ihr Geld etwas Gutes bekommen! Bedenken Sie: Stammgäste hindern Betriebe immer daran, sich weiterzuentwickeln!
Die Fehler liegen oftmals in der Vergangenheit begründet. Wir hatten in einem von mir mitgeführtem Hotel selbst den Fall, dass ein Gast sich sehr schwertat, für seine Diamantene Hochzeit (60. Hochzeitstag) eine Servicepauschale zu entrichten. Warum? Er hatte 59 Hochzeitstage und -jahre gelernt, dass es bei uns ja auch kostenlos ging. Natürlich wollten wir solch einen wertvollen Gast nicht verlieren, da er tatsächlich seine eigene Hochzeit, seine Jubiläen und auch den ein oder anderen Geburtstag in unserem Hause gefeiert hatte. Mit einem Augenzwinkern sind wir ihm entgegengekommen, unter der Prämisse, dass wir dann aber auch garantiert die Trauerfeier mit ausrichten dürfen …
Wenn die Mitarbeiter*innen eine Servicepauschale oder weitere Dienstleistungen selbst als zu teuer empfinden, muss hier nachjustiert werden. Nicht zwingend am Preis, sondern in der Argumentationskette. Der Vertrieb sollte verstehen, sich auf diesem Wege irgendwie auch selbst zu finanzieren – Küche und Service werden es zukünftig allein nicht richten können. Scheuen Sie aber auch nicht den Vergleich zu weiteren Dienstleistungen im eigenen Unternehmen. Ein Hotelgast bekommt schließlich das Zimmer auch nicht kostenlos zur Verfügung gestellt, wenn er damit droht, zum Abendessen zu kommen. Eine Suite oder ein Loft kann gut und gerne für 300 Euro und mehr verkauft werden, den Veranstaltungsraum soll es aber kostenlos geben? Das passt nicht und mit Glück wird es verstanden.
Ab wann ist eine Veranstaltung eine Veranstaltung?
Definieren Sie im Team, ab wann eine Veranstaltung eine Veranstaltung ist. In meinen Augen ist das der Fall, sobald eine Absprache, ein separater Raum oder klare Kapazitäten über eine Tischreservierung hinaus geblockt werden. Die zunehmend ätzenden Erfahrungen mit einigen Gästen – die kurzfristig stornieren oder einfach nicht erscheinen – veranschaulichen eindrücklich, wie wichtig es zunehmend wird, fixe Vereinbarungen zu treffen.
Aus der Vergangenheit haben wir gelernt, dass Umsatz alleine nicht reicht. Es ist wichtig, eine saubere Deckungsbeitragsrechnung anzustreben. Wenn ich oder meine Mitarbeiter*innen an einem Wochenende arbeiten, dann wünsche ich mir, dass die entgangenen Vater- und Familienfreuden vernünftig vergütet werden. Es sich lohnt, wenn man nicht da sein kann, wo man vielleicht auch gebraucht wird. Für einen zu geringen Deckungsbeitrag gebe ich ein freies Wochenende nicht her. Hier sollten Sie als Unternehmer auch egoistischer denken, zumal Sie immer wieder in der Situation sind, dass Sie in ihren Betrieb investieren müssen. Finanziert wird immer vom Gewinn!
Wenn sie gelernt haben, dass Deckungsbeiträge das Maß der Dinge sind und nicht alleine der Umsatz – Sie also nicht weiter eine Geld-Wechsel-Stube sein wollen – dann werden Sie vielleicht auch leichter loslassen können. Muss man wirklich an einem Wochenende jede Veranstaltung und jeden Anlass mitnehmen? Sich selbst als auch die Mitarbeiter*innen „verheizen“? Dies alles vielleicht auch auf Basis falscher Annahmen? Was gewinnt man tatsächlich, wenn nach der Hochzeitsfeier, noch ein Brunch, ein nachfolgendes Kaffee- und Kuchengeschäft als auch noch die ein oder andere kleine Geburtstagsfeier parallel begleitet wird und unsere Mitarbeiter*innen bedenklich nahe an den Grenzen der geltenden Arbeitszeitgesetze zum Einsatz kommen? Sie häufig an die Grenzen ihrer Belastbarkeit geführt und mitunter über Gebühr strapaziert werden? Aus dem Tagesrhythmus gerissen werden und alkoholisierte Gäste ertragen dürfen?
Zeit für Veränderungen
Die Zeit für Veränderungen war noch nie so gut wie jetzt. Die Notwendigkeit aber auch nie so stark wie heute. Zahlreiche Unternehmen werden 2022 beginnen müssen, ihren pandemiebedingten Verbindlichkeiten beispielsweise durch die Inanspruchnahme der KFW-Darlehen zu tilgen. Die Renditen müssen deutlich gesteigert und wieder im zweistelligen Bereich liegen. Auch um die Kassen für Kommendes zu füllen.
Nutzen Sie die Gelegenheit (und ruhigen Zeiten) dafür, alles einmal in Frage zu stellen, um dann gestärkt und wirtschaftlich sauber aufgestellt durchzustarten. Mit der bewussten Auseinandersetzung – sei es allein oder mit unserer Unterstützung, die in Teilen auch gefördert werden kann – werden Sie um Ihre Stärken und Schwächen wissen und gute Strategien entwickeln können, um dann die anfangs gestellten Fragen individuell für sich beantworten zu können. In dem von mir zu verantwortenden Hotel sind wir zu dem Ergebnis gekommen: Aus dem Saal werden zusätzliche Zimmer gemacht. Endlich Klarheit!
Wichtige Grundlagen zur Gastronomie gibt’s im prämierten Fachbuch „Der Küchencoach“, in der Björn Grimm wesentliche Fragestellungen – nicht nur aus der Küche, dafür zur Betriebswirtschaft und Unternehmensführung – behandelt. Eine Leseprobe gibt es hier. Buchbestellung und mehr Infos hier.
Dank Förderung zu mehr Ertrag:
Ein erster Status-Check wird mit 1.500 Euro gefördert – sprechen Sie hierfür unseren Autor an, der Sie gerne unterstützt. Konkret besteht ein erster substanziell wertvoller Status-Check als Einstieg in das Bankett-Coaching aus:
- Analyse der Zahlen per 12/2019 (BWA/ SuSA – operatives Ergebnis/ Basis Betriebsvergleich)
- Vor-Ort-Betrachtung
- Erstellung eines ersten Maßnahmenkataloges zur Optimierung des Betriebes
- Vorstellung der Ergebnisse gegenüber den Bankett-Verantwortlichen
- Behandlung operativer/konkreter Fragestellungen
- Beratungsbericht zur Vorlage bei der Förderstelle
Bankett als wahren Profit-Bringer verstehen
Wenn die Rahmenbedingungen es erlauben, werden im späteren Frühjahr/Sommer in einem 2-Tages-Seminar (Süden: La Villa am Starnberger See, Norden: Klostermühle bei Hamburg) die wesentlichen Weichen für ein positiveres Ergebnis für die „neue Zeit“ gestellt. Lassen Sie sich hierfür auf die Warteliste setzen unter
