„Gastro-Management“ von Prof. Dr. Torsten Olderog, Paul Olderog und Julia-Marie Welker bietet wertvolle Tipps für die Strukturierung der unterschiedlichen Bereiche des gastronomischen Betriebs. Lest bei uns exklusiv das Kapitel zum Thema Prozessmanagement.
Gastronomie ist – Binsenweisheit – komplex, sie zu managen auch. Komplexitätsreduktion ist gefragt, will man der Branche ein Buch an die Hand geben, das einen Überblick über die unterschiedlichen betrieblichen Bereiche geben will. Gleichzeitig sind Tiefe und Differenzierung gefragt, will man nicht über einen Bereich hinwegbürsten. Diesen Spagat schafft Gastro-Management – Ein Praxisleitfaden für ambitionierte Gastgeber: Von der Finanzplanung über Mitarbeiter*innenführung bis hin zu Marketing und Nachhaltigkeit gibt es hier wertvolle Einblicke und Tipps. Zusätzlich gibt es zu jedem großen Kapitel per QR-Code verlinkte Videos, die das jeweilige Thema noch einmal vertiefen. Zum Beispiel zum Thema Marketing und dem „Golden Circle“, der nach dem Warum, dem Wie und dem Was einer Unternehmung fragt.
Die Kapitel 7.1 und 7.2 zum Thema Prozessmanagement dürfen wir hier exklusiv „abdrucken“ und euch präsentieren:
Abläufe optimieren: So stellst du deine Prozesse dar
Gerade in Der Gastronomie, wo viele Aufgaben und Abteilungen ineinandergreifen, sorgt eine gut durchdachte Darstellung der Abläufe für Transparenz und optimiert die Zusammenarbeit zwischen Küche, Service und Management. Prozessdarstellungen helfen, Abläufe verständlich zu machen, Engpässe zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu erschließen. Wir schauen uns im Weiteren drei verschiedene Formen
der Darstellung an, damit du für deine Prozesse die passende Visualisierung findest.
Flussdiagramme: Der Klassiker der Prozessdarstellung
Flussdiagramme visualisieren den Ablauf von Aufgaben und Entscheidungen und zeigen so den gesamten Prozess auf einen Blick. Ein Anwendungsbeispiel in der Gastronomie ist der Bestellprozess: Vom Eingang der Bestellung über die Zubereitung bis hin zum Servieren kann jeder Schritt genau beschrieben werden. Wie ein Fluss folgt eine Aufgabe auf die nächste.
Swimlane-Diagramme: Prozesse auf verschiedenen Ebenen darstellen
Mit Swimlane-Diagrammen lassen sich Prozesse übersichtlich über mehrere Abteilungen oder Rollen hinweg darstellen. In der Gastronomie sind sie besonders nützlich, um die Interaktionen zwischen Küche und Service aufzuzeigen. Swimlanes – also »Schwimmbahnen« – unterteilen das Diagramm in verschiedene Bahnen für jede Abteilung oder Rolle, sodass die Verantwortlichkeiten klar ersichtlich sind. Ein Swimlane-Diagramm, das die Aufgabenverteilung zwischen Service und Küche darstellt, könnte zeigen, wie die Bestellung vom Service zur Küche übergeht, welche Schritte in der Küche folgen und wann das Gericht zur Abholung bereit ist.
Gantt-Diagramme: Zeitliche Abläufe planen und optimieren
Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend, um Prozesse über Zeiträume hinweg darzustellen und Aufgaben zeitlich einzuordnen. In der Gastronomie kommen sie häufig bei der Planung von Events oder Caterings zum Einsatz. Das Gantt-Diagramm ermöglicht es, jede Aufgabe in einem zeitlichen Kontext zu betrachten und zu planen, wann und wie lange bestimmte Schritte dauern werden.
Softwarelösungen zur Prozessvisualisierung und -optimierung
Tools wie Lucidchart oder Microsoft Visio sind ideal für Fluss- und Swimlane-Diagramme, während Programme wie Asana oder Trello für
die Zeitplanung mit Gantt-Diagrammen genutzt werden können.
7.2 | Datenmanagement: Mit den richtigen Zahlen arbeiten
Im modernen Gastronomiebetrieb sind Daten längst nicht mehr nur Zahlen auf einem Bildschirm. Sie sind wertvolle Ressourcen, die den
Weg zu besseren Entscheidungen ebnen. Doch in einer Zeit, in der digitale Tools und Kassensysteme immer mehr Informationen liefern, besteht die Gefahr, dass zu viele Daten erhoben werden, die nicht sinnvoll ausgewertet werden können. Erfolgreiches Datenmanagement bedeutet
nicht, jede erdenkliche Zahl zu sammeln, sondern gezielt die richtigen Daten zu erfassen – Daten, die tatsächlich Mehrwert schaffen und fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Datentypen
Man kann in der Gastronomie nach verschiedenen Datentypen unterscheiden. Verkaufsdaten, wie Tagesumsätze, durchschnittlicher Bestellumsatz und Produktbeliebtheit, geben direkten Einblick in das Kaufverhalten der Gäste und die umsatzstärksten Artikel. Durch die Analyse dieser Daten lassen sich Speisekarten optimieren und Preise strategisch gestalten. In der Praxis kann es jedoch noch viele relevante Datenarten geben, die für den reibungslosen Betrieb eines Restaurants entscheidend sein können. Welche Daten tatsächlich wichtig sind, hängt davon ab, um welche Art von Restaurant es sich handelt und wie es organisiert ist.
Auch Lagerbestandsdaten, also Bestände an Produkten und Verbrauchsdaten, spielen eine zentrale Rolle. Sie sind essenziell für die Lagerverwaltung und Kostenkontrolle im Lager. Die regelmäßige Überwachung vermeidet Engpässe und Überbestände und kann so für eine präzisere Nachbestellung sorgen. So können Kosten gesenkt werden und das Risiko von Verderb oder Lieferproblemen wird reduziert.
Kundendaten, wie demografische Informationen, Bewertungen und Reservierungsgewohnheiten, helfen, das Angebot auf die Zielgruppe
abzustimmen. Anhand dieser Daten lassen sich auch personalisierte Marketingaktionen, wie Treueprogramme oder spezielle Angebote, entwickeln, was die Kundenbindung stärkt.
Zudem liefern Mitarbeiterdaten, also Arbeitszeiten, Schulungsstand und Fluktuationsrate, wichtige Hinweise für die Personalplanung und -entwicklung.
Finanzdaten, beispielsweise aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sowie die Kostenrechnung bieten eine genaue Übersicht zur Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Regelmäßige Analysen ermöglichen eine präzise Kostenkontrolle und identifizieren Bereiche mit Einsparpotenzial. Marketingdaten, wie die Performance von Kampagnen und Treueaktionen, sind wiederum entscheidend für die Erfolgsmessung
der Marketingaktivitäten. Diese Daten helfen dabei, Strategien anzupassen und zielgerichtete Maßnahmen zu entwickeln, die die Kundengewinnung und -bindung fördern. Auch Prozessdaten zu Wartungsplänen, Produktionszeiten und der Effizienz in der Küche unterstützen die Optimierung interner Abläufe. Mit ihrer Hilfe lassen sich Produktionszeiten verkürzen und Wartungen besser planen, was den Betrieb reibungsloser und kosteneffizienter macht. Schließlich liefern Wettbewerbsdaten – etwa Marktanalysen und Preisvergleiche – wertvolle Einblicke in die Marktposition des eigenen Betriebs. Durch die Analyse dieser Informationen können gezielte Anpassungen vorgenommen werden, um sich
von der Konkurrenz abzuheben und attraktivere Angebote zu gestalten.
Jeder dieser Datentypen trägt auf seine Weise dazu bei, den Betrieb effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und das Kundenerlebnis zu ver-
bessern. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Daten zu erfassen und gezielt zu nutzen, um so den größtmöglichen Nutzen für den Betrieb zu
erzielen. Es ist zudem wichtig, die verschiedenen Datentypen nicht iso liert zu betrachten, da sie meist eng miteinander verknüpft sind und oft
nur in Kombination aussagekräftige Erkenntnisse liefern. (Siehe Grafik: Datengetriebenes Entscheidungsmanagement.)
Bei den ganzen verschiedenen Datentypen ist es wichtig, auch den Datenschutz nicht außer Acht zu lassen. Beim Umgang mit Verkaufs-,
Kunden-, Mitarbeiter- und Finanzdaten im Gastronomiebereich ist der Schutz dieser Informationen entscheidend. Gemäß der DSGVO müssen
personenbezogene Daten sicher gespeichert, vor unbefugtem Zugriff geschützt und dürfen nur für festgelegte Zwecke verwendet werden.
Schutz vor Missbrauch bedeutet, Daten sowohl vor externen Bedrohungen wie Hackerangriffen als auch intern durch klare Zugriffsregelungen
zu sichern. Einfache Maßnahmen wie regelmäßige Passwort-Updates, Zugangsbeschränkungen auf personenbezogene Daten und die Schulung des Teams zum Datenschutz helfen dabei, die Sicherheit zu gewährleisten. Datenschutz zeigt Gästen und Mitarbeitern, dass ihre Privatsphäre respektiert wird und stärkt die Glaubwürdigkeit des Betriebs.
Im Kapitel 7.3. wird übrigens der Einsatz von KI für das Prozessmanagement thematisiert.
Gastro-Management ist im März 2025 im Verlag dfv Mediengruppe Fachbuch erschienen, hat 170 Seiten und kostet 38 Euro.
Mehr Informationen hier.
