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Seit Anfang 2018 können Finanzbeamte unangekündigt auf der Matte stehen und Einblick in die Kasse gastronomischer Betriebe verlangen: Stimmen die Zahlen? Werden Transaktionen ordnungsgemäß notiert? Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten sich Gastronomen auf den Fall eines Falles vorbereiten. 5 Tipps.
1. Eine elektronische Kasse ist besser
Viele, aber längst noch nicht alle Betriebe, verfügen über ein elektronisches Kassensystem. Auf dieses umzusteigen bietet viele Vorteile. Umsatzzahlen lassen sich mit ihm deutlich besser auswerten und der allgemeinen Umsatzplanung des Hauses zuführen. Und sollte es zu einer Prüfung kommen, sind aktuelle Daten mit ihr schnell verfügbar. Abrechnungsfehler reduziert das elektronische System ebenfalls – und das kann mitunter entscheidend sein. Denn ergeben sich bei einer Überprüfung durch den Finanzbeamten grobe Diskrepanzen, kann dieser die Kasse „verwerfen“ und direkt zu einer Außenprüfung, sprich einer Betriebsprüfung aller Unterlagen, übergehen, ohne dass sich der Betrieb auf diese hätte vorbereiten können. Überdies zeigen die Erfahrungswerte der ersten Monate der neuen Prüfungsregelung: „Auf dem Kieker“ haben die Finanzämter vornehmlich (aber nicht ausschließlich) Betriebe, die noch mit einer nichtelektronischen Kasse arbeiten.
2. Tägliches Zählprotokoll anfertigen
Nach wie vor hat die Gastronomie einen hohen Anteil an Bareinnahmen. Und weil dies so ist, sollten gastronomische Betriebe in jedem Fall eine tägliche Kassenführung, dokumentiert durch ein tägliches Zählprotokoll, vornehmen. Mit der elektronischen Kasse ist diese Funktion an Bord. Ansonsten lassen sich Musterformulare, die das Zählen vereinfachen, aus dem Internet herunterladen (ggf. hilft der Steuerberater weiter). Wird das Protokoll im Falle einer Kassen-Nachschau dem Prüfer vorgelegt, wird der Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch transparent. Wovon nicht nur der Fiskus profitiert: Die eigenen täglichen Einnahmen, Ausgaben und somit Umsätze zu kennen, ist auch für die betriebsinterne Finanzplanung wichtig. Auf Basis dieser Zahlen lässt sich die tägliche Break-Even-Analyse vornehmen, die eines der wichtigsten Instrumente für die wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens ist.
