Energiekosten, Personalkosten, Inflation und und und: Die Gastronomie-Branche steht vor enormen finanziellen Herausforderungen. Preisanpassungen sind unumgänglich, aber: Wie macht man sie clever? Fair? So, dass es Gäste nicht verschreckt und am Ende positive Effekte hervor bringt?
Im sechsten Teil unserer Reihe von und mit dem Kalkulations-Profi Uwe Ladwig geht es um Kennzahlen – Zahlen bzw. Formeln, die man als Gastronom*in kennen (drum heißen sie so) und verwenden können sollte, um das Geschäft schneller und besser zu steuern.
Ob Deckungsbeitragsrechnung, Speiseplan- oder Dienstplanoptimierung: Überall entstehen Kennzahlen, mit denen Sie Ihr Geschäft schneller und genauer steuern können. Da Sie kein „Datenanalyst“ sind, der den ganzen Tag konzentriert an komplexen Datenmodellen sitzt, werden Sie diese Art des Controllings möglicherweise als lästige Zeitverschwendung ansehen. Dabei brauchen Sie täglich nur fünf bis sieben Zahlen in ein Erfolgskennzahlen-System eintragen, um daraus alle relevanten Kennzahlen abbilden können. Das dauert höchstens zehn Minuten, wird aber das Betriebsergebnis nachhaltig verbessern.
„Kennzahlen? Die bekomme ich doch als betriebswirtschaftliche Auswertung von meinem Steuerberater“, werden Sie einwenden. Allerdings kümmert sich Ihr Steuerberater eher um die Steuer und nicht um Ihre wirtschaftliche Betriebsführung. Zudem müssen Sie zwei bis drei Wochen warten, bis die BWA fertig ist, die lediglich einen 30-Tage-Durchschnitt ausweist. Das ist als Entscheidungsgrundlage recht dünn, denn nach dem Pareto-Prinzip verdienen Gastronom*innen im Monat nur an ca. 20 Prozent der Tage richtig Geld. Genau diese Mikrotrends gilt es aufzuspüren. Und das geht nur mit Kennzahlen, die tägliche – oder sogar stündliche – Entwicklungen dokumentieren. Mit Kennzahlen können Sie schneller bessere Entscheidungen treffen und Kennzahlen unterstützen Sie auch bei der Mitarbeiterführung.
Was sollten Sie täglich eingeben?
Es gibt einige Dienstplan-, Warenwirtschafts- und Preiskalkulationsprogramme in der Gastronomie, aber ich habe noch kein System kennengelernt, das wirklich alle wichtigen Kennzahlen ausgibt. Auch wenn es zunächst sperrig wirkt, empfehle ich die Eingabe der Kennzahlen in Excel. Besser mit Excel arbeiten als ein Softwaresystem nutzen, das die notwendigen Kennzahlen nicht errechnet.
Das hat einige Vorteile: Da Sie die Zahlen selbst eingeben – idealerweise noch abends oder, auch okay, am nächsten Vormittag – verfolgen Sie die Entwicklungen genauer. Sie merken sofort, wenn etwas nicht richtig eingetragen ist und welche Tage erfolgreicher als andere waren. Diese Art der „menschlichen Qualitätskontrolle“ hilft Ihnen, schon während der Eingabe einen guten Überblick zu bekommen. Das kann aktuell noch keine Maschine für Sie erledigen.
Sie brauchen lediglich eine Handvoll Zahlen, um die wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln. Täglich sollten Sie den Umsatz aus Speisen und Getränke sowie die Anzahl der Gäste aus dem Kassensystem übertragen oder besser noch kopieren. Die Mitarbeiter*innenstunden für die Küche und den Service können Sie aus dem Dienstplan ziehen. Der größte Aufwand liegt in der Regel im Erfassen des Wareneinsatzes durch den Küchenchef. Diese Zahlen können Sie aber auch aus der Buchhaltung nehmen. Auch hier hilft es, wenn der Küchenchef die Zahlen zumindest zu Beginn manuell eingibt, um während der Eingabe Entwicklungen besser zu verstehen. Hat sich das Eingeben eingeschliffen, benötigen Sie dafür täglich höchstens zehn Minuten. Dann können Sie nach dem Motto „Analyse öffnet die Augen“ die Kennzahlen auswerten.
Mit diesen Kennzahlen sollten Sie sich täglich beschäftigen, wenn es besser werden soll:
- Deckungsbeitrag 2 {Umsatz-Wareneinkauf (WE*)-Personalkosten (PK)}
- Deckungsbeitrag 1 pro Gast {Umsatz- WE* / Gäste}
- Deckungsbeitrag 2 pro Gast {Umsatz- WE-PK / Gäste}
- Umsatz pro Sitzplatz {Umsatz / verfügbare Sitzplätze}
(Zielsetzung für diese Kennzahl sollte 20,00 – 25,00 € sein) - Umsatz pro Gast {Umsatz / Gäste}
- Umsatz pro Mitarbeiterstunde {Umsatz / Arbeitsstunden}
(Zielsetzung für diese Kennzahl sollte mindestens 50 bis 60 € sein) - Personalkosten in % {PK / Umsatz x 100}
(Zielsetzung für diese Kennzahl sollte ca. 30 bis 35% sein) - Auslastung in % {Gäste x 100 / verfügbare Sitzplätze}
- Verhältnis F&B {Umsatz Getränke x 100 / Umsatz F&B}
(Zielsetzung für diese Kennzahl sollte ca. 35 bis 40% Getränkeanteil sein)*Kalkulatorischer Wareneinsatz aus der Rezeptur/WaWi
Insbesondere den Deckungsbeitrag 2 sollten Sie sich sehr genau und täglich anschauen. Im Beitrag Mit der Deckungsbeitragskalkulation zu mehr Gewinn erkläre ich, warum dies die wichtigste Kennzahl für Ihr Geschäft ist.
Die richtigen Erkenntnisse aus den Kennzahlen ziehen
Selbst wenn Sie alle relevanten Kennzahlen erfasst haben, wird Ihr Geschäft nicht unbedingt besser. Es kommt darauf an, welche Erkenntnisse Sie aus den Zahlen ziehen und welche Maßnahmen zur Verbesserung Sie einleiten. Schließlich sollen die Kennzahlen dem Management dienen. Sie können über die Kennzahlen nicht nur langfristige Trends verfolgen, sondern auch kurzfristig herausfinden, was gut und weniger gut lief und darauf reagieren.
Statt Kennzahlen als ewige Warnung zu verstehen, können Sie diese auch als Erfolgskontrolle und als Motivator für Sie und Ihr Team einsetzen. Viele Gastronomen rücken die Kennzahlen nicht an ihre Mitarbeiter*innen heraus, weil sie Angst haben, dass diese mehr Geld wollen (wenn es gut läuft) oder sehr besorgt sind (wenn die Zahlen nicht stimmen). Dabei hilft mehr Transparenz dabei, dass sich das Team auch wirklich als verschworene Gruppe identifiziert.
Mit Kennzahlen lassen sich zusammen hohe Ziele erreichen und lässt sich gemeinsam auch der Bock umwerfen, wenn es mal weniger gut läuft. Andere Gastronom*innen geben keine Kennzahlen heraus, weil sie schlichtweg keine haben. Das fällt dann unter die Rubrik Blindflug und es wird zur Überraschung, was am Monatsende rauskommt.
Fangen Sie mit den Kennzahlen an, die Sie schon haben
Der Erfolgsfaktor des Kennzahlensystems ist, dass Sie die Kennzahlen regelmäßig und vollständig ermitteln. Allerdings brauchen Sie keinen kompletten Kennzahlenkatalog für den Start. Wichtig ist, dass Sie überhaupt anfangen. Nachdem Sie die ersten Kennzahlen ermittelt haben, können Sie daraus eine Vorgabe und ein Budget erstellen. Diese Vorgaben können Sie dann über die Zeit (Stunden, Tage oder Monate) vergleichen und sich Ziele setzen. Vielleicht können Sie Ihre Kennzahlen auch mit den Kennzahlen befreundeter Gastronom*innen vergleichen. Die Beurteilung der Kennzahlen wird das „Kernstück“ genannt. Hier hilft ein Kennzahlenkatalog, mit dem Sie jede Kennziffer einzeln beurteilen und die nötigen Schlüsse daraus ziehen können.
So wie ein Flughafen einen Notfallplan hat, wenn beispielsweise ein Flugzeug über die Landebahn schlittert, sollten Sie für sich festlegen, was Sie tun, wenn sich Kennzahlen nicht wie erwartet entwickeln. Auch wenn Gastronomen gerne emotional entscheiden wollen, helfen hier die „nackten Zahlen“, das Bauchgefühl zu bestärken oder vielleicht doch gegenzurudern. Wenn Sie genau wissen, wohin Sie wollen und wie weit Sie davon weg sind, dann werden Sie damit schon kurzfristig mehr Erfolg haben. Kennzahlen weisen Ihnen den Weg dahin – und Analyse öffnet Ihnen die Augen.
Uwe Ladwig ist Fachbuchautor, Dozent, Trainer und Inhaber von F & B Support in Willich. Er trainiert und unterstützt Gastronomen bei betriebswirtschaftlichen Herausforderungen wie, Kalkulation von Speisen, Getränke und Veranstaltungen, Preisgestaltung, Speisendiagnose – Menu Engineering, Speisekartengestaltung, Erfolgskennzahlensysteme, Budgetierung, Mitarbeitereinsatzplanung mit Umsatzprognose und Kennzahlen u.v.m. Er bietet zahlreiche Onlinekurse und Komplett Kalkulationspakete für den Einsatz in der Gastronomie an. Ebenso einen Gratis Gastro-Workshop für „Die perfekte Preisgestaltung für die Gastronomie“ für die praktische Umsetzung im Betrieb.
