Bringen Schwung in die Dienstplanung: Easypep-Gründer Sebastian Heindorff und Kalle Saas
Das englische Wort „Pep“ heißt übersetzt „Schwung“. „Pep“ ist aber auch die Abkürzung für „Personaleinsatzplanung“.
Ist der Begriff einmal in die etwas sperrige Langform aufgelöst, scheint der Schwung gleich wieder futsch zu sein: Personaleinsatzplanung ist kleinteilige Arbeit, bedarf vieler Abstimmungen. Derjenige, der die Schichten einteilt, muss Mitarbeitern hinterher telefonieren, Zettel mit Wunsch-Schichten einsammeln, kurzfristig Krankheit und Abwesenheit notdürftig koordinieren – und ist die Woche um, geht das Spiel von vorne los. „Pep“ hat das nicht. Oder?
Webbasierte Lösung macht Prozesse schlank und schnell
Doch: Wenn man sich auf ein System einlässt, das diese Prozesse vereinfacht, kommt der Schwung zurück, dann lässt sich Einsatzplanung schlank und schnell gestalten und anpassen. Die Lösung dafür ist einmal mehr digital, heißt „Easypep“ und kommt aus Hamburg: Sebastian Heindorff und Kalle Saas haben ihr Unternehmen vor fünf Jahren in der Hansestadt gegründet, heute nutzen über 60.000 Nutzer fast rund um den Globus ihre Dienstleistung, ein großer Teil davon Unternehmen aus der Hotellerie und Gastronomie. Aber auch z.B. Lieferdienste nutzen das webbasierte Tool, das auf Windows, Apple, Linux sowie Android und iOS (iPhone) läuft.
So funktioniert Easypep
Die webbasierte Personaleinsatzplanung läuft nach dem Prinzip „Plug and play“: Einfach einen kostenlosen Testaccount anlegen, Zugangsdaten eintragen, Standort benennen, Arbeitsbereiche anlegen und schon kann der erste Dienstplan erstellt und Woche eins geplant werden.
Die Mitarbeiter werden anschließend entweder für den Zugang freigeschaltet (z.B. Führungskräfte) oder mittels Drag-and-drop-Verfahren eingeteilt. Oder sie „bewerben“ sich über ihren Zugang, der natürlich auch auf dem Smartphone funktioniert, für freie Slots, sodass sich der Dienstplan ein Stück weit von alleine füllt. Das ist dann die smarte digitale Variante des Einsammelns von Zetteln oder Pinnwand-Einträgen oder Übertragens von per SMS eingegangen Wunsch-Schichten in Excel-Dateien (all das wird heute immer noch praktiziert).
Mehr dazu im Video:
Einsatzplaner erhält mit Easypep wichtige und nützliche Infos inklusive Mindestlohn-Dokumentation
Darüber hinaus ist das Tool für den Einsatzplaner ein gutes Kontroll- und Steuerungselement: Auf bisher geleistete Arbeitszeiten der Mitarbeiter er hingewiesen, es dient ihm als Entscheidungshilfe und ist insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Teilzeitkräften und Springern hilfreich. Auch kann er geplante Abwesenheiten (z.B. Urlaub oder Studium-Lernphasen) bestätigen oder ablehnen. Dokumente – man denke an die neue Wochenkarte oder ein Aktionsprodukt – kann er hochladen, sodass alle auf diesem Wege über News auf dem Laufenden bleiben.
So sieht die Dienstplan-Ansicht für den Verwaltenden aus:
Auch bei der Lohnabrechnung vereinfacht „Easypep“ den Prozess: Stundenauswertungen lassen sich als Excel- oder CSV-Datei exportieren und mit hinterlegten Stundensätzen ist die Abrechnung für den Mitarbeiter direkt fertig. Und ebenso liegt der seit 2015 obligate Nachweis auch für geringfügig Beschäftigte gemäß Mindestlohn-Gesetz gleich vor.
Neue Features: Easypep Pipeline
Die neue Version der Easypep-Software ist noch schneller und dynamischer als ihr Vorgänger, sodass dem Verantwortlichen der Planung noch mehr Zeit für andere Aufgaben eingeräumt wird. „Pipeline“ hat zudem mehrere neue Features zu bieten, unter anderem individuelle Wochenplaneinstellungen, eine Lesebestätigung bei Änderungen des Plans sowie Kommentarfunktionen und Dateiuploads für Mitarbeiter. Das ist praktisch, wenn man ein Foto oder einen Nachweis von allen braucht. Oder neue Drinks auf die Karte sollen und alle sich mal bei der Konkurrenz umschauen sollen, was es da so an Mixturen gibt … mit Dienstplan-Software lässt sich das Business nämlich auch kreativ „aufpeppen“!
Easypep gibt es schon ab neun Euro im Monat für kleine Betriebe sowie mit Lösungen für mittlere und große Unternehmen.
Mehr Infos: www.easypep.de
Nachtrag April 2017: Für Mitarbeiter hat Easypep jetzt die App „Staffomatic“ gelauncht. Damit haben die weltweit mehr als 100.000 Nutzer die Möglichkeit, ihre Einsatzzeiten per Smartphone mobil zu organisieren. Sie können Schichtpläne und Einsatzzeiten per Smartphone beantragen, organisieren und bearbeiten. Mehr Infos hier.
